یکی از عمده مشکلاتی که در بین تیم‌هایی که به صورت دورکار با هم در ارتباط هستند وجود دارد، این است که در اکثر مواقع بعضی از افراد متکلمه وحده شده، و این امر باعث عدم راحتی دیگر افراد در صحبت کردن و بیان نظراتشان می‌گردد. هر چند این یک مشکل طبیعی در اینگونه مکالمات می‌باشد، اما چالشی است که کارمندان دورکار روزانه با آن روبرو می‌شوند. موارد زیر نشانه‌هایی از عدم ارتباط موثر بین تیم‌ها به خصوص در زمان دورکاری است.

1- تیم شما جلسات زیادی دارد: قبل از تعیین وقت جلسه، به این فکر کنید که این جلسات باعث اتلاف وقت اعضای تیم می‌شود یا خیر… هرچه می‌توانید زمان آن را کوتاه کنید.

2- در تماس‌های تصویری زبان بدن را فراموش می‌کنید: تماس چشمی خود را با افراد برقرار کنید، واضح و رسا صحبت کنید، دوربین خود را در هنگام تماس از راه دور همیشه روشن داشته باشید و …

3- اعضای تیم در جلسات آنلاین مشارکت نمی کنند: این معنی است که بعضی از اعضای تیم هنگام جلسات احساس راحتی در صحبت کردن نمی‌کنند. شما به عنوان یک مدیر برای اطمینان از اینکه همه اعضای تیم در گفتگو مشارکت دارند، باید از همه سوال بپرسید تا همه فرصت صحبت داشته باشند. این کار باعث افزایش اعتمادبه‌نفس کارمندان، به خصوص افرادی که درون‌گراتر هستند می‌شود.

4-تیم همکاری موثر ندارد: ممکن است تیم شما ابزار لازم برای برقراری ارتباط با یکدیگر را نداشته باشند. از نرم‌افزارهای مختلف ارتباط درون سازمانی مانند دیدار برای پیگیری کارها استفاده کنید.

5- در طول روز هیچ ارتباطی بین کارمندان وجود ندارد: هر چه بیشتر با افراد تیم خود صحبت کنید اعتماد بیشتری بین شما شکل می‌گیرد. این باعث می‌شود در صورت نیاز به کمک، ارتباط راحت‌تر انجام شود.

6- ایمیل‌ها یا پیام‌ها ارسالی بیش از حد پیچیده هستند: ایمیل‌ها یا پیام‌ها همیشه باید ساده، واضح و مشخص باشند. اگر در حال نوشتن ایمیل هستید و محتوای آن بیش از حد پیچیده به نظر می‌رسد، بهتر است با شخص مورد نظر جلسه‌ای داشته یا تماس گرفته و موضوع را تلفنی توضیح دهید.

7- در جلسات دستور کار ندارید: نبود دستور جلسه مناسب باعث عدم ارتباط شما و تیم در طول جلسه می‌شود. جلسات شما باید سازمان یافته با ساختاری مشخص باشد تا نتایج مطلوب حاصل گردد. در صورت امکان، همیشه باید دستور کار را قبل از جلسه برای اعضای تیم ارسال کنید.

8- از ویژگی‌ شخصیتی کارمندان اطلاع ندارید: هر عضوی از تیم شما باید یک “فرم ویژگی‌های شخصیتی” داشته باشد که جزئیات عادات کار، انتظارات و حتی علایق را در آن نوشته باشد. این اسناد برای یادگیری مدیران در مورد تیمشان مفید است تا بتوانند به درستی ارتباط بین اعضای مختلف تیم را مدیریت کنند.

9- چارچوب‌های ارتباطی مشخص وجود ندارد: در صورتی که تا به حال چارچوب‌ها و قوانین ارتباطی خود را با افراد تیم دورکار تنظیم نکرده باشید، حتما دچار چالش‌های متعددی شده‌اید. به عنوان مثال، ساعات کار و تعطیلات همه افراد باید مشخص باشد. میزان زمان‌های پاسخگویی را نیز مشخص کنید و…

10-امنیت روانی تیم تامیین نشده است: افراد از این‌که اشتباه کنند می‌ترسند، از این که مورد قضاوت قرار بگیرند خجالت می‌کشند، درنتیجه نظرات خود را بیان نمی‌کنند. شما به عنوان یک مدیر وظیفه دارید تا امنیت روانی تیم را تامیین کنید تا بتوانند ریسک کنند، بدون قضاوت شدن آزمون و خطا کنند و با سری بالا، نظرات خود را بیان کنند.

11-افراد تیم شما از یکدیگر قدردانی نمی کنند: اشخاص تا با یکدیگر احساس راحتی نکنند در یک گپ خصوصی به یکدیگر تبریک نمی‌گویند. شما به عنوان یک مدیر می‌توانید با ارسال کارت تبریک تولد و … این فضا را بهبود ببخشد. ابراز سپاسگزاری راهی عالی برای تجدید انرژی و ایجاد فضای امن در تیم است.

12- ما به عنوان مدیر مجبور به بازنگری کارها دارید: وقتی کارها‌ با خطای زیاد ارسال می‌شوند، معمولاً این بدان معناست که ابعاد وظیفه مشخص نبوده و انتظارات مورد نظر به وضوح ابلاغ نشده است. تنها راه برای بهبود این روند این است که با یکدیگر ارتباط برقرار کنید.
13- کارها به ترتیب انجام نمی‌شود و گاها کاری فراموش می‌گردد: استفاده از پلتفرم‌هایی مشابه trello می-‌تواند فرایند انجام کارها در مجموعه شما را منظم کند.

14-تعداد برگشت کارهای تیم شما بالاست: اگر تعداد کارهای برگشتی تیم شما بالا باشد نشان از عدم ارتباط صحیح شما با تیم و عدم وضوح در بیان کارها و وظایف محول شده است. وقتی این اتفاق می‌افتد مهم است که با تیم خود صحبت کنید تا دلایل را متوجه شده و برای رفع و عدم تکرار آن بکوشید.